Lärm, Ablenkungen und Meetings ohne wirklichen Zweck sind nur einige der Faktoren, die die Arbeitsproduktivität negativ beeinflussen. In diesem Ratgeber erfährst du, mit welchen Strategien und Mitteln Du unternehmensintern die Produktivität steigern kannst und warum die Einteilung der Bürofläche nach Tätigkeiten besonders erfolgversprechend ist.

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Die Steigerung der Produktivität als Wettbewerbsvorteil

Hinsichtlich der Tatsache, dass ein Unternehmen von seinen Mitarbeitenden lebt, kann fehlende Produktivität einen Verlust der Wettbewerbsfähigkeit sowie Umsatzeinbußen bedeuten.

In der modernen Arbeitswelt, in der Effizienz und Produktivität über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden, stellen sich entsprechend viele HR-Verantwortliche, Teamleads und weitere Führungskräfte die Frage: Wie lässt sich die Produktivität erhöhen? 

Hier geht’s direkt zu unseren Tipps → 6 Strategien für mehr Produktivität.

Wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass Mitarbeitende stets produktiv arbeiten können und zudem engagiert sind, zeigen folgende Zahlen:

• Laut einer Studie von Udemy aus dem Jahr 2018 verlieren Arbeitnehmer durchschnittlich 2,1 Stunden pro Tag durch Ablenkungen, was 10,5 Stunden pro Woche entspricht. Ablenkungen und in weiterer Folge Unterbrechungen sind also ein Produktivitätskiller.
• Laut Gallu's aktuellstem „State of the Global Workplace"-Bericht verursachen nicht engagierte oder aktiv unengagierte Mitarbeitende in den USA Produktivitätsverluste von etwa 1,9 Billionen Dollar pro Jahr. Dies entspricht 8,8 % des US-Bruttoinlandsprodukts. Die Weltwirtschaft verliert 8,9 Trillionen durch nicht engagierte Arbeitskräfte.

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Produktiv vs. engagiert

Produktivität und Engagement sind nicht ein und dasselbe. Sie unterscheiden sich wie folgt:

• Produktivität beschreibt das Verhältnis zwischen Input sowie Output einer Arbeitskraft, eines Teams oder eines Unternehmens – also, wie viel Arbeit in einer bestimmten Zeit in guter Qualität erledigt wurde und wie viele Ressourcen dafür aufgewendet wurden.
• Engagement beschreibt die emotionale Bindung von Mitarbeitenden an ihre Arbeit und das Unternehmen. Hohe Motivation sowie Identifikation mit den Unternehmenszielen und -werten führen oft zu höherem Engagement.

Ein produktives Team ist nicht zwangsläufig zu 100 % engagiert und engagierte Mitarbeiter sind nicht konstant hochproduktiv. Aber die Produktivität von Arbeitskräften leidet unter fehlendem Engagement.

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Das sind die schlimmsten Produktivitätskiller im Unternehmen

Bevor wir uns den Lösungen widmen, ist es wichtig zu verstehen, welche Faktoren die Arbeitsproduktivität senken:

• Lärm und Ablenkungen: Lärm am Arbeitsplatz ist eine der größten Ursachen für Konzentrationsprobleme und Leistungseinbrüche. Gespräche von und mit Kollegen, Telefonklingeln und Technikgeräusche (Tastaturen, Drucker, Lüftungen etc.) stören die Konzentration erheblich.
• Ineffiziente Meetings: Lange und zu häufige Meetings ohne klare Struktur kosten wertvolle Arbeitszeit.
• Fehlende Rückzugsmöglichkeiten: Haben Mitarbeitende keinen geeigneten Raum für fokussierte Arbeit, Telefonate und vertrauliche Gespräche, sind sie in der Regel weniger produktiv.‍
• Schlechte Büroeinteilung: Moderne Großraumbüros bieten einige Vorteile, können aber Unruhe, einen hohen Lärmpegel und in weiterer Folge Stress und Unwohlsein fördern.

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6 Strategien zur Steigerung der Produktivität im Büro

Nachdem wir die größten Produktivitätskiller im Unternehmen identifiziert haben, geht es nun darum, gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsleistung zu ergreifen. Eine produktive Arbeitsumgebung entsteht durch eine Kombination mehrerer Faktoren:

1. optimierte Bürogestaltung, 
2. gezielte Lärmreduktion,
3. Förderung von fokussiertem Arbeiten,
4. effektive Meetings,
5. kluge Technologienutzung und
6. eine mitarbeiterfreundliche Unternehmenskultur.

Indem Du diese Strategien implementierst und kontinuierlich anpasst, kannst Du die Produktivität in Deinem Team nachhaltig verbessern. Auch das Mitarbeiterengagement entwickelt sich positiv.

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1. Optimierte Büroeinteilung

Die richtige Büroplanung hat einen großen Einfluss auf die Steigerung der Produktivität – das gilt vor allem für Großraumbüros, die sich durch offene Flächen auszeichnen. Ein durchdachtes Raumkonzept mit klar definierten Zonen für Kommunikation (sowohl interne Meetings als auch Telefonate),  konzentriertes Arbeiten und Pausen ist essenziell, um effizient arbeiten zu können.

Die Lösung dafür sind die Telefonboxen, Meetingboxen und Deepwork-Boxen von mute-labs. Sie schaffen flexible und ideal ausgestattete Arbeitsbereiche, die genau diese Anforderungen erfüllen. Sie bieten einen abgeschirmten Raum für ungestörtes Arbeiten, Telefonate und Videocalls sowie Meetings mit bis zu 4 Personen – ohne Umbauten im Büro.

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2. Akustiklösungen gegen den Lärm

Lärm am Arbeitsplatz ist einer der größten Produktivitätskiller. Eine dauerhaft erhöhte Lärmbelastung senkt die Produktivität unter Umständen massiv. Auch verursacht Lärm auf Dauer auch gesundheitliche Probleme. Die produktivitätsstörende Akustik im Büro entsteht durch einige der im vorigen Abschnitt genannten Faktoren: Gespräche und Telefonate.

Jedoch gehören weitere, tendenziell unvermeidbare Geräuschquellen zu den Verursachern der belastenden Akustik im Büro, wie etwa:

• klappernde Tastaturen, 
• Bewegungsgeräusche auf Laufwegen und 
• Lüftungen bzw. Klimaanlagen.

Zusätzlich zur ersten Strategie – der Optimierung von Büroflächen – kann in einem weiteren Schritt das Büro mit Akustikelementen bzw. akustisch wirksamen Materialien ausgestattet werden. Sie absorbieren Schallwellen und vermeiden die Reflexion von Schall. Es eignen sich:

• Akustikpaneele für die Wände,
• Akustikdecken für die Decke, 
• Akustik-Trennwände zum flexiblen Aufstellen zwischen Bereichen und Schreibtischen,
• Akustikvorhänge gegen den Straßenlärm (sie eignen sich ebenfalls zur Bereichseinteilung) und
• Textilien wie Teppiche und Sofas, die ebenfalls Schall absorbieren und‍
• Pflanzen mit dicht stehenden, schweren Blättern (etwa Efeu).

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mute-labs löst das Problem mit dem Lärm

Auch können die Telefon-, Meeting- und Deepwork-Boxen von mute-labs für besseren Schallschutz im Büro eingesetzt werden, da sie die perfekte, schallgedämpfte Umgebung für Telefonate, Meetings oder hochkonzentriertes Arbeiten ohne Störungen bieten.

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3. Deep Work gewährleisten und fördern

Mitarbeiter brauchen Zeit und Raum für Deep Work – das ist ungestörtes, hochkonzentriertes Arbeiten an anspruchsvollen Aufgaben. Idealerweise bieten Büros bzw. Unternehmen einen Deep-Work-Rahmen, in dem Mitarbeitende nicht nur herausfordernde Tasks verrichten können, sondern dabei auch in den sogenannten Flow-Zustand finden.

Im Flow State sind die Mitarbeitenden voll und ganz in ihre Aufgabe vertieft und vergessen alles um sich herum. Arbeiten im Flow-Zustand bedeutet, dass jemand hochkonzentriert arbeitet und dabei voll in der Tätigkeit aufgeht, ohne sich ablenken zu lassen. Die Produktivität von Mitarbeitenden im Flow steigt um unglaubliche 500 % (Flow Research Collective).

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In Großraumbüros oder auch kleineren Büros eignen sich die Deepwork-Boxen von mute-labs hervorragend, um Deinen Mitarbeitenden die nötigen Rahmenbedingungen für Deep-Work-Phasen zu bieten. Diese sind ergonomisch designt und technisch ideal ausgestattet, sodass stundenlang konzentriert gearbeitet werden kann.

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Der größte Feind von Deep Work: Multitasking

Auch wenn viele denken, dass ihnen Multitasking liegt, so führt dieses fast nie zu einer Steigerung der Produktivität. Im Gegenteil: Eine Erhebung von Forbes zeigt, dass das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Aufgaben die individuelle Produktivität um bis zu 40 % senken kann. Stattdessen ist es effektiver, sich auf eine Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren.

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4. Meetings effizienter gestalten

Meetings sind natürlich notwendig, können aber viel Zeit kosten. Um die Produktivität zu erhöhen, sollten Meetings effizient gestaltet werden:

• klare Agenda und Zeitlimits setzen
• nur relevante Teilnehmer einladen
• Meetings in spezielle Räume oder Bereiche verlegen, um Störungen zu vermeiden
• Standing Meetings oder Jour Fixe ansetzen, die in einem regelmäßigen Intervall stattfinden

Für (spontane) Meetings und Gespräche bieten die Meetingboxen von mute-labs den perfekten Rahmen. Bis zu 4 Personen können darin arbeiten, ohne von außen gestört zu werden oder Kolleginnen und Kollegen vom produktiven Arbeiten abzuhalten.

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5. Sinnvolle Technologienutzung

Technologie kann potenziell die Arbeitsproduktivität steigern oder ihr im Weg stehen. Laptops, Bildschirme, Tastaturen, Kopfhörer und andere Hardware sind der Standard im modernen Büro. Dazu kommen aber noch:

• Kollaborationstools,
• Kommunikationsprogramme,
• Projektmanagementsoftware,
• KI-Assistenten und 
• die Programme, die die jeweilige Tätigkeit erfordert, etwa Grafik-Tools, Programmiersoftware und Textverarbeitungsprogramme.

Hier solltest Du darauf achten, dass es Deinen Mitarbeitenden nicht zu viel wird und die Nutzung der Tools in Summe nicht mehr Zeit frisst, als sie Deinen Teams erspart. Durch Kommunikationstools erübrigen sich zwar unnötige E-Mails, aber wenn Mitarbeitende konstant das Gefühl haben, ständig erreichbar sein und schnell antworten zu müssen, dann steht dies ihrer Produktivität im Weg.

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6. Mitarbeiterfreundliche Unternehmenskultur

Du solltest Deinen Mitarbeitenden stets den Rahmen für eine gesunde Work-Life-Balance bieten. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice können ihre Zufriedenheit und damit auch ihre Produktivität steigern: Laut einer Studie der englischen Universität Warwick sind glückliche Mitarbeitende um 12 % produktiver.

Um eine Kultur zu schaffen, die Mitarbeitende glücklich macht, Wertschätzung zeigt und in weiterer Folge die Produktivität im Unternehmen steigert, solltest Du Dich auf folgende Aspekte konzentrieren:

• Respekt und Integrität als Grundwerte etablieren,
• transparente Kommunikation fördern,
• Mitarbeiter-Wohlbefinden in den Mittelpunkt stellen,
• Leistung anerkennen und belohnen,
• kontinuierliche Weiterbildung und Entwicklung unterstützen und‍
• Diversität und Inklusion fördern.

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Produktivität steigern für mehr Erfolg

Die Produktivität zu steigern bedeutet, dass ein Unternehmen besser performt. Um das zu schaffen, sind gezielte Maßnahmen erforderlich: von optimierter Raumgestaltung über effektive Meetings bis hin zu fokussierter Einzelarbeit. Moderne Unternehmen setzen auf flexible Lösungen wie die Telefon-, Meeting- und Deep-Work-Boxen von mute-labs, um flexibel eine produktivere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Im Folgenden beantworten wir häufige Fragen rund um die Steigerung der Produktivität.

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Was steigert die Produktivität?

Produktivitätssteigerungen in Unternehmen können mit folgenden Maßnahmen erzielt werden: 

• sinnvolle Einteilung von Bereichen im Büro nach Tätigkeiten,
• gezielte Lärmreduktion,
• Förderung fokussierten Arbeitens,
• effektive Meetings,
• kluge Technologienutzung und
• mitarbeiterfreundliche Unternehmenskultur.

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Was erhöht die Arbeitsproduktivität?

Die Arbeitsproduktivität steigt durch optimierte Bürobereiche, den Einsatz moderner Technologien, akustische Verbesserungen, Meeting-Effizienz und eine motivierende Unternehmenskultur. Raum-in-Raum-Lösungen, wie die Boxen von mute-labs, ermöglichen fokussiertes Arbeiten sowie vertrauliche Gespräche und ungestörte Meetings.

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Welche Faktoren beeinflussen die Produktivität?

Zu den Hauptfaktoren zählen die Aspekte, die vor allem die Aufmerksamkeit und Konzentration von Mitarbeitenden beeinflussen:

• Arbeitsumgebung, 
• Lärmpegel, 
• Meeting-Effizienz und -Frequenz, 
• Deep-Work-Möglichkeiten, 
• Einsatz von Technologie, 
• Mitarbeiterengagement und 
• Unternehmenskultur.

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Was bedeutet Steigerung der Produktivität?

Eine Produktivitätssteigerung bedeutet, mehr Output mit geringerem Input zu erreichen. Dies kann durch effizientere Prozesse, eine ruhige Arbeitsumgebung und optimierte Ressourcenverwendung sowie gezielten Technologieeinsatz erreicht werden.