Il 65% delle persone si sente disturbato negli uffici open space

Gli uffici aperti dovrebbero favorire la collaborazione, ottimizzare l'uso degli spazi e avvicinare i team. Nella realtà, però, si ottiene spesso l'effetto opposto: i dipendenti si sentono disturbati, il lavoro concentrato diventa più difficile e si perde tempo prezioso.

I numeri parlano chiaro:

• Il 65% dei dipendenti considera il rumore in ufficio un fattore di stress
• Il 46% viene distratto dal proprio lavoro più volte al giorno
• Il 17% viene interrotto addirittura più volte all'ora

Non si tratta solo di un disagio, ma di un vero e proprio costo aziendale.

Le interruzioni costano molto più della semplice pazienza

Brevi conversazioni, domande spontanee o chiamate al tavolo accanto fanno parte della quotidianità in ufficio. Il problema sorge quando le interruzioni diventano la norma.

Soprattutto negli uffici open space, spesso manca la possibilità di ritirarsi per un momento. Di conseguenza, le conversazioni avvengono direttamente alla scrivania, le videochiamate si svolgono accanto a colleghi che cercano di concentrarsi e i brevi confronti si spostano negli spazi aperti.

Il risultato: il lavoro focalizzato diventa un'eccezione.

Particolarmente critico è il cosiddetto calo di concentrazione. Chi viene distolto da una fase di lavoro intenso ha bisogno di tempo per tornare a essere pienamente produttivo. È esattamente qui che si verifica il danno reale.

• Il 56% dei dipendenti in uffici open space dichiara di perdere regolarmente una quantità significativa di tempo a causa delle interruzioni
• Negli uffici singoli o doppi, questo valore è decisamente più basso: al 38%

A questo si aggiunge il tempo che va perso in modo impercettibile. Si tratta, dunque, di un impatto massiccio sull'orario di lavoro produttivo. 

Perché lo smart working spesso funziona meglio

Gli effetti sono evidenti anche nel confronto con il lavoro da casa.

• Il 52% dei dipendenti che lavorano in uffici open space afferma che lo smart working è più adatto per svolgere attività che richiedono concentrazione
• Negli uffici singoli, questa percentuale scende al 36%

Si tratta di un segnale d'allarme per le aziende. Se i dipendenti sono costretti a rifugiarsi nello smart working per lavorare in modo produttivo, l'ufficio perde il suo valore aggiunto principale.

Allo stesso tempo, molte aziende stanno investendo in spazi più piccoli ed efficienti. Il problema è che spesso si ottimizza lo spazio, ma non l'ambiente di lavoro.

Più persone in meno spazio significano automaticamente:

• più conversazioni
• più rumore
• più interruzioni

Senza adeguati spazi di isolamento, la pressione aumenta in tutto l'ufficio.

Il vero problema: mancano gli spazi giusti

La maggior parte degli uffici open space non fallisce per la collaborazione, ma per la mancanza di differenziazione.

I dipendenti hanno bisogno di spazi diversi per compiti diversi:

• aree aperte per il confronto
• zone tranquille per il lavoro focalizzato
• luoghi riservati per chiamate e conversazioni confidenziali

Tuttavia, sono proprio questi gli spazi che spesso mancano.

I dipendenti citano in particolare:

• spazi di isolamento flessibili
• cabine telefoniche per conversazioni riservate
• piccole sale riunioni per confronti spontanei

Senza queste possibilità, ogni attività si sposta automaticamente negli spazi aperti, creando nuove fonti di disturbo.

Piccoli spazi, grande impatto

La buona notizia è che le aziende non devono ristrutturare l'intero ufficio per risolvere il problema.

Spesso bastano soluzioni mirate per attenuare i principali punti di attrito. Le cabine insonorizzate per telefonate e riunioni, ad esempio, creano proprio quegli spazi che mancano nella quotidianità:

• luoghi riservati per le videochiamate
• aree tranquille per lavorare in concentrazione
• piccoli spazi per riunioni spontanee
• maggiore privacy nella routine d'ufficio

Allo stesso tempo, alleggeriscono le aree di lavoro aperte e riducono le distrazioni per tutti gli altri.

‍

In sintesi: il rumore non è un problema di comfort, ma di business

Molte aziende stanno discutendo su come riportare i dipendenti in ufficio. La domanda più importante, tuttavia, è:

Quanto è produttivo l'ufficio?

Perché se il lavoro concentrato viene costantemente ostacolato da rumore e interruzioni, si generano costi reali:

• perdita di tempo lavorativo
• aumento degli errori
• calo della soddisfazione
• minore attrattività dell'ufficio

Il problema non è l'open space in sé.
Il problema è che molti uffici mancano di adeguati spazi di isolamento.

O, per dirla in altro modo:

Chi desidera riportare le persone in ufficio deve anche offrire le condizioni ideali per lavorare in modo produttivo; altrimenti, l'ufficio non comporterà solo costi di affitto, ma anche una perdita di produttività.

‍