Vuelta a la oficina: cómo lograr una colaboración efectiva en el entorno híbrido

Muchas empresas quieren que sus empleados vuelvan a la oficina. El motivo está claro: fomentar el intercambio, mejorar la colaboración y fortalecer la cultura de equipo.

Sin embargo, la realidad suele ser otra. Según varios estudios, el 38 % de los empleados rara vez siente que valga la pena ir a la oficina. De hecho, el 67 % afirma que la oficina debe ofrecer algo mejor que el teletrabajo, o de lo contrario, se quedará vacía.

Por tanto, la pregunta clave ya no es si la gente debe volver.
Sino: ¿Qué debe cambiar en la oficina para que realmente quieran ir?

Altas expectativas sobre la oficina

El trabajo híbrido ha cambiado por completo el papel de la oficina. Antes era el lugar de trabajo habitual; hoy es solo una opción más.

Los motivos por los que los empleados deciden ir a la oficina son variados: 

• Para intercambiar ideas y colaborar

• Para trabajar concentrados
• Para reuniones e interacción social

El problema es que muchas oficinas no están diseñadas para cubrir estas necesidades de forma simultánea.

Aunque los espacios abiertos fomentan la comunicación, también generan más distracciones. Faltan zonas de retiro, lo que impide alternar entre el trabajo de concentración y el colaborativo.

El resultado es un espacio que intenta ser muchas cosas a la vez, pero que rara vez funciona de manera óptima.

Cuando la colaboración se convierte en una distracción

Muchos van a la oficina por el intercambio, la agilidad en las gestiones y la charla frente a la máquina de café. Las conversaciones surgen de forma espontánea, las llamadas se hacen desde el escritorio y las consultas rápidas ocurren en medio de la sala.

Aunque esto suena positivo, las cifras de los estudios muestran claramente cómo afecta al clima laboral general:

• El 65 % de los empleados considera que el ruido en la oficina es un factor de estrés
• El 65 % se siente molesto por las conversaciones y llamadas de los demás
• El 46 % es interrumpido en su trabajo varias veces al día
• El 17 % llega a ser interrumpido varias veces por hora

El problema no es la colaboración en sí, sino la falta de espacio para combinar el trabajo concentrado con el trabajo en equipo.

Al no haber lugares adecuados para llamadas, videollamadas, consultas rápidas, etc., todo se traslada al área abierta. Y es precisamente ahí donde surgen las interrupciones que terminan reduciendo la productividad de quienes necesitan concentrarse, ya que tampoco disponen del espacio adecuado para ello.

El efecto subestimado: pérdida de productividad por interrupciones

Las interrupciones en la oficina no solo son molestas, sino que tienen consecuencias cuantificables.

• El 56 % de los empleados en oficinas abiertas pierde regularmente una cantidad considerable de tiempo de trabajo debido a las interrupciones
• En oficinas más pequeñas, esta cifra es significativamente menor (38 %)

La razón reside en la llamada pérdida de flujo:
Cuando alguien es interrumpido durante una fase de concentración, necesita varios minutos para volver a ser plenamente productivo.

El tiempo perdido se acumula y se convierte rápidamente en un coste real.

Esta dinámica explica también por qué muchos empleados optan por el teletrabajo para realizar tareas que requieren concentración.

• El 52 % de quienes trabajan en oficinas abiertas afirma: el teletrabajo es mejor para el trabajo de enfoque
• En oficinas individuales, esta cifra es solo del 36 %

Esto significa que el teletrabajo no es superior por naturaleza, sino que la oficina a menudo no ofrece las condiciones necesarias. Si la oficina no brinda espacio ni para la concentración ni para una colaboración sin interrupciones, pierde su valor añadido. Y se queda vacía. 

Lo que los empleados realmente necesitan en la oficina

La buena noticia es que los empleados saben perfectamente bajo qué condiciones la oficina funciona para ellos. Especialmente en las oficinas abiertas, se observa un patrón claro:

• El 69 % desea tener espacios separados para concentrarse o zonas de silencio
• El 70 % exige una acústica mucho mejor
• El 68 % considera que contar con suficientes cabinas telefónicas o boxes es una ventaja decisiva

No es un deseo abstracto, sino un plan concreto de cómo deben ser las oficinas modernas.

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El mayor cuello de botella: faltan los espacios adecuados

Llama la atención que, en muchos lugares, el problema no sea la falta de grandes salas de reuniones.
Lo que falta con mucha más frecuencia son soluciones pequeñas y flexibles para el día a día:

• El 37 % de los empleados echa de menos espacios de retiro flexibles
• El 26 % desea cabinas telefónicas para conversaciones confidenciales
• Al 17 % le faltan pequeñas salas de reuniones para 2 o 4 personas

Es precisamente aquí donde surgen los roces típicos: se hacen llamadas desde el escritorio, se mantienen conversaciones espontáneas en espacios abiertos porque no hay lugares donde retirarse para ello. Estas carencias provocan que la colaboración moleste a los demás y que el trabajo concentrado sea casi imposible.

La colaboración necesita estructura, no más espacio

Quien piense que la solución es tener más espacio, se equivoca. Una oficina que funciona no se consigue con más metros cuadrados, sino aprovechando mejor el espacio existente.

Las oficinas exitosas apuestan por una distribución clara:

• áreas abiertas para el intercambio y la colaboración
• zonas tranquilas para el trabajo concentrado
• espacios aislados para conversaciones y llamadas

Solo esta combinación hace que el trabajo híbrido sea realmente posible.

Muchos de estos retos pueden abordarse de forma específica, sin necesidad de reformas integrales.

Aquí es donde entran en juego las soluciones modulares, que se integran con flexibilidad en las oficinas ya existentes.

Entre ellos se incluyen, por ejemplo:

• Cabinas telefónicas para conversaciones confidenciales y videollamadas
• Cabinas de reuniones para coordinaciones espontáneas en grupos pequeños
• Espacios de retiro para trabajar con concentración

Crean exactamente los espacios que faltan en el día a día, aliviando al mismo tiempo la carga de las zonas abiertas.

La oficina gana valor con mejores condiciones, no con más obligatoriedad de presencia

Los empleados vienen a la oficina cuando pueden trabajar mejor allí que en casa. Los requisitos para ello están claros: menos interrupciones, más estructura y suficientes posibilidades de retiro.
Por lo tanto, el problema no es que la gente no quiera ir a la oficina.
El problema es que muchas oficinas aún no están diseñadas para la forma de trabajar que es realidad hoy en día.

Las cabinas telefónicas, cabinas de reuniones y puestos de trabajo de mute-labs permiten a las empresas transformar grandes oficinas rápidamente y sin reformas en espacios de trabajo óptimos. Con espacio para la colaboración y el intercambio, para el trabajo concentrado o para las llamadas con los compañeros que están en teletrabajo. 

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