Ritorno in ufficio: ecco come far funzionare la collaborazione negli spazi di lavoro ibridi

Molte aziende desiderano che i propri dipendenti tornino in ufficio. L'aspettativa è chiara: maggiore scambio, migliore collaborazione e una cultura aziendale più forte.

Tuttavia, la realtà è spesso diversa. Secondo alcuni studi, il 38% dei dipendenti ritiene che recarsi in ufficio sia raramente utile. Il 67% afferma addirittura che l'ufficio debba offrire qualcosa in più rispetto allo smart working, altrimenti rimarrà vuoto.

La domanda cruciale non è più, quindi, se le persone debbano tornare.
Bensì: cosa deve cambiare in ufficio affinché vogliano tornarci?

Aspettative elevate per l'ufficio

Il lavoro ibrido ha cambiato radicalmente il ruolo dell'ufficio. Un tempo era il luogo di lavoro standard, oggi è solo un'opzione.

I motivi per cui i dipendenti scelgono di lavorare in ufficio variano: 

• Per lo scambio e la collaborazione

• Per il lavoro concentrato
• Per riunioni e interazioni sociali

Il problema: molti uffici non sono progettati per soddisfare queste esigenze contemporaneamente.

Gli spazi aperti favoriscono la comunicazione, ma allo stesso tempo aumentano le distrazioni. Mancano aree di ritiro e, di conseguenza, la possibilità di alternare momenti di concentrazione e di confronto.

Il risultato è uno spazio che vorrebbe essere tutto per tutti, ma che raramente funziona in modo ottimale.

Quando la collaborazione diventa un fattore di disturbo

Molti vengono in ufficio per confrontarsi, per le comunicazioni rapide e per due chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè. Le conversazioni nascono spontaneamente, le chiamate si fanno alla scrivania e i brevi coordinamenti avvengono in mezzo alla stanza.

In teoria è un aspetto positivo, ma i dati degli studi mostrano chiaramente come questo influisca sull'intero clima lavorativo:

• Il 65% dei dipendenti considera il rumore in ufficio un fattore di stress
• Il 65% si sente disturbato dalle conversazioni e dalle chiamate degli altri
• Il 46% viene distratto dal proprio lavoro più volte al giorno
• Il 17% viene interrotto addirittura più volte ogni ora

Il problema non è la collaborazione in sé, ma la mancanza di spazi che permettano di conciliare il lavoro concentrato e quello collaborativo.

Senza luoghi adeguati per telefonate, videochiamate, brevi confronti, ecc., tutto si sposta nell'area aperta. Ed è proprio lì che nascono le interruzioni che finiscono per ridurre la produttività di chi ha bisogno di lavorare in concentrazione, poiché anche per questo mancano gli spazi adatti.

L'effetto sottovalutato: la perdita di produttività dovuta alle interruzioni

Le interruzioni in ufficio non sono solo fastidiose: hanno conseguenze misurabili.

• Il 56% dei dipendenti in uffici open space perde regolarmente una quantità significativa di tempo lavorativo a causa delle interruzioni
• Negli uffici più piccoli questo valore è decisamente inferiore (38%)

Il motivo risiede nella cosiddetta perdita di "flow":
Chi viene distolto da una fase di concentrazione impiega diversi minuti per tornare a essere pienamente produttivo.

Il tempo perso si accumula e diventa rapidamente un vero e proprio fattore di costo.

Questa dinamica spiega anche perché molti dipendenti preferiscano lavorare da casa per svolgere attività che richiedono concentrazione.

• Il 52% di chi lavora in open space afferma: lo smart working è migliore per il lavoro focalizzato
• Negli uffici singoli la percentuale è solo del 36%

Ciò significa che non è lo smart working a essere superiore, ma che spesso l'ufficio non offre le condizioni necessarie. Se l'ufficio non offre spazio né per la concentrazione né per una collaborazione senza interruzioni, perde il suo valore aggiunto. E rimane vuoto. 

Di cosa hanno davvero bisogno i dipendenti in ufficio

La buona notizia è che i dipendenti sanno esattamente a quali condizioni l'ufficio funziona per loro. Soprattutto negli uffici open space emerge un modello chiaro:

• Il 69% desidera spazi separati per la concentrazione o aree silenziose
• Il 70% richiede un'acustica decisamente migliore
• Il 68% considera la disponibilità di cabine telefoniche o call box un vantaggio decisivo

Non si tratta di un desiderio astratto, ma di un piano concreto su come debbano essere gli uffici moderni.

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Il problema principale: mancano gli spazi giusti

È evidente che, in molti luoghi, il problema non sia la mancanza di grandi sale riunioni.
Molto più spesso mancano soluzioni piccole e flessibili per la quotidianità:

• Il 37% dei dipendenti sente la mancanza di spazi di ritiro flessibili
• Il 26% desidera cabine telefoniche per conversazioni riservate
• Al 17% mancano piccole sale riunioni per 2-4 persone

È proprio qui che nascono i tipici attriti: le chiamate vengono effettuate alla scrivania aperta e le conversazioni spontanee si svolgono in spazi comuni, perché mancano i luoghi riservati per queste occasioni. Queste lacune fanno sì che la collaborazione disturbi gli altri e che il lavoro concentrato sia quasi impossibile.

La collaborazione ha bisogno di struttura, non di più spazio

Chi pensa che la soluzione sia aumentare la superficie si sbaglia. Un ufficio funzionale non nasce da più metri quadrati, ma da un migliore utilizzo dello spazio esistente.

Gli uffici di successo puntano su una chiara suddivisione:

• aree aperte per lo scambio e la collaborazione
• zone tranquille per il lavoro concentrato
• spazi schermati per conversazioni e chiamate

Solo questa interazione rende davvero possibile il lavoro ibrido.

Molte di queste sfide possono essere affrontate in modo mirato, senza ristrutturazioni complete.

È proprio qui che entrano in gioco le soluzioni modulari, che possono essere integrate in modo flessibile negli uffici esistenti.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Cabine telefoniche per conversazioni riservate e videochiamate
• Meeting box per confronti spontanei in piccoli gruppi
• Spazi di isolamento per un lavoro focalizzato

Creano esattamente quegli spazi che mancano nella quotidianità, alleggerendo al contempo le aree aperte.

L'ufficio guadagna valore grazie a condizioni migliori, non imponendo la presenza

I dipendenti tornano in ufficio quando sanno di poter lavorare meglio lì che a casa. Le condizioni necessarie sono chiare: meno distrazioni, più struttura e sufficienti possibilità di isolamento.
Il problema, quindi, non è che le persone non vogliano venire in ufficio.
Il problema è che molti uffici non sono ancora progettati per il modo di lavorare che è diventato realtà oggi.

Le cabine telefoniche, le meeting box e i booth per ufficio di mute-labs consentono alle aziende di trasformare rapidamente grandi uffici in spazi di lavoro ottimali, senza bisogno di ristrutturazioni. Con spazio per la collaborazione e il confronto, per il lavoro concentrato o per una chiamata con i colleghi in smart working. 

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