Aumentar la productividad

El ruido, las distracciones y las reuniones sin un propósito claro son solo algunos de los factores que afectan negativamente la productividad laboral. En esta guía, aprenderá qué estrategias y herramientas puede utilizar para aumentar la productividad en su empresa y por qué dividir el espacio de oficina según las actividades es particularmente prometedor.

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Aumentar la productividad como ventaja competitiva

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Dado que una empresa depende de sus empleados, la falta de productividad puede conducir a una pérdida de competitividad e ingresos .

En el mundo laboral moderno, donde la eficiencia y la productividad determinan el éxito de una empresa, muchos gerentes de RR.HH., líderes de equipo y otros ejecutivos se preguntan: ¿Cómo se puede aumentar la productividad?

Haga clic aquí para ver nuestros consejos → 6 estrategias para una mayor productividad.

Las siguientes cifras muestran lo importante que es garantizar que los empleados puedan trabajar siempre de forma productiva y también estén comprometidos :

• Según un estudio de Udemy de 2018 , los empleados pierden un promedio de 2,1 horas al día debido a distracciones , lo que equivale a 10,5 horas semanales. Las distracciones y, por consiguiente, las interrupciones, son un factor clave para la productividad.
• Según el último informe de Gallu, " El Estado del Lugar de Trabajo Global ", los empleados desmotivados o activamente desmotivados en EE. UU. causan pérdidas de productividad de aproximadamente 1,9 billones de dólares al año. Esto representa el 8,8 % del producto interior bruto estadounidense. La economía mundial pierde 8,9 billones de dólares debido a una fuerza laboral desmotivada.

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Productivo vs. comprometido

Productividad y compromiso no son lo mismo. Se diferencian en lo siguiente:

• La productividad describe la relación entre la entrada y la salida de un trabajador, un equipo o una empresa , es decir, cuánto trabajo se realizó en un tiempo determinado con buena calidad y cuántos recursos se utilizaron para realizarlo.
• El compromiso describe la conexión emocional que los empleados sienten con su trabajo y la empresa. Una alta motivación e identificación con los objetivos y valores de la empresa suelen generar mayores niveles de compromiso.

Un equipo productivo no está necesariamente 100% comprometido, y los empleados comprometidos no son constantemente altamente productivos. Sin embargo, la productividad de la fuerza laboral se ve afectada por la falta de compromiso .

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Estos son los peores asesinos de la productividad en la empresa

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Antes de analizar las soluciones, es importante comprender qué factores reducen la productividad laboral :

• Ruido y distracciones : El ruido en el lugar de trabajo es una de las principales causas de problemas de concentración y disminución del rendimiento. Las conversaciones entre compañeros, los teléfonos que suenan y el ruido de la tecnología (teclados, impresoras, sistemas de ventilación, etc.) interrumpen significativamente la concentración.
• Reuniones ineficientes : Las reuniones largas y demasiado frecuentes sin una estructura clara cuestan tiempo de trabajo valioso.
• Falta de opciones de retiro : si los empleados no tienen un espacio adecuado para trabajar concentrados, realizar llamadas telefónicas y mantener discusiones confidenciales, generalmente son menos productivos .
• Mala distribución de la oficina : Las oficinas modernas de planta abierta ofrecen algunas ventajas, pero pueden promover inquietud, altos niveles de ruido y, como resultado, estrés y malestar.

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6 estrategias para aumentar la productividad en la oficina

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Tras identificar los principales factores que afectan la productividad en la empresa, es momento de tomar medidas específicas para mejorar el rendimiento laboral. Un ambiente laboral productivo se crea mediante la combinación de varios factores:

1. diseño de oficina optimizado,
2. reducción de ruido dirigida,
3. Promover el trabajo enfocado,
4. reuniones efectivas,
5. uso inteligente de la tecnología y
6. Una cultura corporativa amigable con los empleados.

Al implementar y adaptar continuamente estas estrategias , podrá mejorar de forma sostenible la productividad de su equipo. El compromiso de los empleados también se verá reforzado.

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1. Disposición optimizada de la oficina

Una planificación adecuada de la oficina tiene un impacto significativo en el aumento de la productividad, especialmente en oficinas diáfanas caracterizadas por espacios abiertos. Un concepto espacial bien pensado con zonas claramente definidas para la comunicación (tanto para reuniones internas como para llamadas telefónicas), el trabajo concentrado y los descansos es esencial para trabajar eficientemente.

La solución son las cabinas telefónicas, las cabinas de reuniones y las cabinas de trabajo profundo de mute-labs. Crean espacios de trabajo flexibles y perfectamente equipados que satisfacen precisamente estos requisitos. Ofrecen un espacio protegido para trabajar sin interrupciones, realizar llamadas y videollamadas, y reuniones de hasta cuatro personas, sin necesidad de remodelar la oficina.

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2. Soluciones acústicas contra el ruido

El ruido en el lugar de trabajo es uno de los principales factores que afectan la productividad. La exposición prolongada al ruido puede reducir significativamente la productividad. El ruido también causa problemas de salud con el tiempo . La acústica que afecta la productividad en la oficina se debe a algunos de los factores mencionados en la sección anterior: conversaciones y llamadas telefónicas.

Sin embargo, entre las causas de una acústica estresante en la oficina se encuentran otras fuentes de ruido, generalmente inevitables , como:

• teclados ruidosos ,
• Ruidos de movimiento en pasillos y
• Sistemas de ventilación o aire acondicionado.

Además de la primera estrategia (optimizar el espacio de oficina), un paso adicional puede ser equipar la oficina con elementos acústicos o materiales acústicamente eficaces . Estos absorben las ondas sonoras y evitan la reflexión del sonido. Algunas opciones adecuadas incluyen:

• Paneles acústicos para las paredes,
• Techos acústicos para el techo,
• Mamparas acústicas divisorias para instalación flexible entre zonas y escritorios,
• Cortinas acústicas contra el ruido de la calle (también sirven para dividir zonas) y
• Los textiles como alfombras y sofás , que también absorben el sonido y
• Plantas con hojas densas y pesadas (como la hiedra).

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mute-labs resuelve el problema del ruido

Las cabinas telefónicas, de reunión y de trabajo profundo de Mute-labs también se pueden utilizar para un mejor aislamiento acústico en la oficina, ya que proporcionan el entorno perfecto y amortiguado del sonido para llamadas telefónicas, reuniones o trabajo de alta concentración sin interrupciones.

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3. Garantizar y promover el trabajo profundo

Los empleados necesitan tiempo y espacio para trabajar a fondo : trabajo ininterrumpido y altamente concentrado en tareas exigentes. Idealmente, las oficinas o empresas ofrecen un entorno de trabajo profundo donde los empleados no solo pueden realizar tareas desafiantes, sino también encontrar el llamado estado de fluidez.

En un estado de flujo, los empleados están completamente inmersos en su tarea y se olvidan de todo lo que les rodea. Trabajar en un estado de flujo significa estar altamente concentrado y completamente absorto en la tarea sin distracciones. La productividad de los empleados en estado de flujo aumenta un increíble 500% ( Flow Research Collective ).

En oficinas diáfanas o incluso en oficinas más pequeñas, las Deepwork Boxes de mute-labs son ideales para brindar a sus empleados las condiciones necesarias para las fases de trabajo intensivo. Su diseño ergonómico y equipamiento técnico son óptimos , lo que permite horas de trabajo concentrado.

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El mayor enemigo del trabajo profundo: la multitarea

Aunque muchas personas creen ser buenas realizando varias tareas a la vez, esto casi nunca se traduce en una mayor productividad. Todo lo contrario: una encuesta de Forbes muestra que trabajar en varias tareas simultáneamente puede reducir la productividad individual hasta en un 40 % . En cambio, es más efectivo concentrarse en una sola tarea a la vez.

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4. Hacer que las reuniones sean más eficientes

Las reuniones son ciertamente necesarias, pero pueden consumir mucho tiempo . Para aumentar la productividad, es importante organizarlas eficientemente:

• Establecer una agenda clara y límites de tiempo
• Invitar sólo a participantes relevantes
• Trasladar las reuniones a salas o áreas especiales para evitar interrupciones
• Programe reuniones permanentes o Jour Fixe que se celebren a intervalos regulares

Las cabinas de reuniones de Mute-labs ofrecen el entorno perfecto para reuniones y debates (espontáneos). Hasta cuatro personas pueden trabajar en ellas sin ser molestadas por el ruido exterior ni distraer a sus compañeros de su trabajo productivo.

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5. Uso significativo de la tecnología

La tecnología puede mejorar o dificultar la productividad laboral . Las computadoras portátiles, monitores, teclados, auriculares y otros dispositivos son comunes en las oficinas modernas. Además, existen:

• Herramientas de colaboración,
• programas de comunicación,
• Software de gestión de proyectos,
• Asistentes de IA y
• los programas necesarios para la respectiva actividad, tales como herramientas gráficas, software de programación y programas de procesamiento de textos.

En este punto, debe asegurarse de que no se convierta en una carga excesiva para sus empleados y de que el uso de las herramientas no consuma más tiempo del que ahorra a sus equipos . Si bien las herramientas de comunicación eliminan correos electrónicos innecesarios, si los empleados sienten constantemente la necesidad de estar disponibles y responder con rapidez, esto afecta su productividad.

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6. Cultura corporativa favorable a los empleados

Siempre debe brindar a sus empleados un marco para un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. Un horario flexible y la opción de teletrabajar pueden aumentar su satisfacción y, por lo tanto, su productividad: según un estudio de la Universidad de Warwick (Inglaterra), los empleados felices son un 12 % más productivos.

Para crear una cultura que haga felices a los empleados, muestre aprecio y, posteriormente, aumente la productividad en la empresa, debe centrarse en los siguientes aspectos:

• Establecer el respeto y la integridad como valores fundamentales,
• promover una comunicación transparente ,
• Centrarse en el bienestar de los empleados ,
• Reconocer y recompensar el desempeño ,
• Apoyar la formación y el desarrollo continuos y
• Promover la diversidad y la inclusión .

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Aumente la productividad para lograr más éxito

Aumentar la productividad significa que una empresa rinde mejor. Lograrlo requiere medidas específicas: desde un diseño optimizado de las salas hasta reuniones efectivas y trabajo individual concentrado. Las empresas modernas confían en soluciones flexibles como las cabinas telefónicas, de reuniones y de trabajo profundo de Mute-Labs para crear un entorno de trabajo más productivo.

Preguntas frecuentes (FAQ)

A continuación respondemos preguntas frecuentes sobre cómo aumentar la productividad.

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¿Qué aumenta la productividad?

El aumento de la productividad en las empresas se puede conseguir  con las siguientes medidas :

• División sensata de áreas en la oficina según actividades,
• reducción de ruido dirigida,
• Promover el trabajo enfocado,
• reuniones efectivas,
• uso inteligente de la tecnología y
• Cultura corporativa amigable con los empleados.

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¿Qué aumenta la productividad laboral?

La productividad laboral aumenta gracias a la optimización de los espacios de oficina , el uso de tecnologías modernas, mejoras acústicas, la eficiencia en las reuniones y una cultura corporativa motivadora. Las soluciones de sala en sala, como los altavoces Mute-Labs, permiten trabajar con concentración, mantener conversaciones confidenciales y mantener reuniones sin interrupciones.

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¿Qué factores influyen en la productividad?

Los principales factores incluyen los aspectos que influyen principalmente en la atención y concentración de los empleados:

• ambiente de trabajo,
• nivel de ruido,
• Eficiencia y frecuencia de las reuniones,
• Oportunidades de trabajo profundas,
• Uso de la tecnología,
• Compromiso de los empleados y
• Cultura corporativa.

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¿Qué significa aumentar la productividad?

Aumentar la productividad significa lograr más resultados con menos recursos . Esto se logra mediante procesos más eficientes, un entorno de trabajo silencioso, una utilización optimizada de los recursos y un uso específico de la tecnología.