El 65 % se siente molesto en las oficinas abiertas

Las oficinas abiertas prometen fomentar la colaboración, aprovechar mejor el espacio y unir a los equipos. Pero en la realidad, suele ocurrir lo contrario: los empleados se sienten molestos, trabajar concentrados se vuelve más difícil y se pierde tiempo productivo.

Las cifras son claras:

• El 65 % de los empleados considera que el ruido en la oficina es un factor de estrés
• El 46 % es interrumpido en su trabajo varias veces al día
• El 17 % es interrumpido incluso varias veces por hora

Esto no solo es molesto, sino que supone un coste real.

Las interrupciones cuestan mucho más que paciencia

Las charlas rápidas, las preguntas espontáneas o las llamadas en la mesa de al lado son parte del día a día. El problema surge cuando las interrupciones se convierten en la norma.

Especialmente en las oficinas abiertas, suele faltar un lugar donde retirarse un momento. Por eso, las conversaciones se tienen directamente en el puesto de trabajo, las videollamadas se hacen rodeados de compañeros que intentan concentrarse y las pequeñas reuniones se trasladan al espacio común.

El resultado: el trabajo enfocado se convierte en una excepción.

Un punto especialmente crítico es la llamada pérdida de flujo. Cuando alguien es interrumpido durante una fase de trabajo concentrado, necesita tiempo para volver a ser plenamente productivo. Ahí es donde reside el verdadero daño.

• El 56 % de los empleados en oficinas abiertas afirma perder regularmente una cantidad considerable de tiempo de trabajo debido a las interrupciones
• En los despachos individuales o compartidos por dos personas, esta cifra es significativamente menor: un 38 %

A esto hay que sumar el tiempo que se pierde sin que nos demos cuenta. Es, por tanto, un recorte masivo en el tiempo de trabajo productivo. 

Por qué el teletrabajo suele funcionar mejor

Los efectos también se hacen evidentes al comparar con el teletrabajo.

• El 52 % de los empleados en oficinas abiertas afirma que trabajar desde casa es mejor para concentrarse.
• En los despachos individuales, esa cifra es solo del 36 %.

Esto es una señal de alerta para las empresas. Si los empleados tienen que refugiarse en el teletrabajo para poder ser productivos, la oficina pierde su mayor valor añadido.

Al mismo tiempo, muchas empresas están invirtiendo en espacios más pequeños y eficientes. El problema es que a menudo se optimiza el espacio, pero no el entorno de trabajo.

Más gente en menos espacio significa automáticamente:

• más conversaciones
• más ruido
• más interrupciones

Sin lugares adecuados para retirarse, la tensión aumenta en toda la oficina.

El verdadero problema: faltan los espacios adecuados

La mayoría de las oficinas abiertas no fallan por falta de colaboración, sino por falta de diferenciación.

Los empleados necesitan espacios distintos para tareas distintas:

• zonas abiertas para intercambiar ideas
• zonas tranquilas para el trabajo de concentración
• lugares aislados para llamadas y conversaciones confidenciales

Sin embargo, estos son precisamente los espacios que suelen faltar.

Lo que más piden los empleados es:

• espacios flexibles para retirarse
• cabinas telefónicas para conversaciones privadas
• pequeñas salas de reuniones para coordinaciones espontáneas

Sin estas opciones, cualquier actividad se traslada automáticamente al espacio abierto, generando nuevas interrupciones allí.

Espacios pequeños con un gran impacto

La buena noticia es que las empresas no necesitan remodelar todas sus oficinas para solucionar este problema.

A menudo, basta con soluciones específicas para suavizar los puntos de fricción más importantes. Por ejemplo, las cabinas insonorizadas para llamadas y reuniones crean exactamente los espacios que faltan en el día a día:

• lugares de retiro para videollamadas
• zonas tranquilas para trabajar concentrado
• espacios pequeños para reuniones espontáneas
• más privacidad en el trabajo diario

Al mismo tiempo, descongestionan las áreas de trabajo abiertas y reducen las molestias para todos los demás.

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Conclusión: el ruido no es un problema de comodidad, sino un problema de negocio

Muchas empresas debaten actualmente sobre cómo hacer que sus empleados vuelvan a la oficina. Sin embargo, la pregunta más importante es:

¿Qué tan productiva es realmente la oficina?

Porque cuando el trabajo concentrado se ve dificultado constantemente por el ruido y las interrupciones, surgen costes reales:

• pérdida de tiempo de trabajo
• más errores
• menor satisfacción
• menor atractivo de la oficina

El problema no es la oficina abierta en sí misma.
El problema es que a muchas oficinas les faltan las opciones de retiro adecuadas.

O dicho de otra manera:

Si quieres que la gente vuelva a la oficina, tienes que ofrecer las condiciones adecuadas para trabajar de forma productiva; de lo contrario, la oficina no solo te costará el alquiler, sino también productividad.

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