65% voelt zich gestoord in een kantoortuin

Open kantoren moeten samenwerking bevorderen, ruimtes efficiënter benutten en teams dichter bij elkaar brengen. In de praktijk gebeurt echter vaak het tegenovergestelde: medewerkers voelen zich gestoord, geconcentreerd werken wordt lastiger en productieve werktijd gaat verloren.

De cijfers liegen er niet om:

• 65% van de werknemers ervaart lawaai op kantoor als een stressfactor
• 46% wordt meerdere keren per dag uit hun werk gehaald
• 17% wordt zelfs meerdere keren per uur onderbroken

Dat is niet alleen vervelend, maar ook een echte kostenpost.

Onderbrekingen kosten meer dan alleen energie

Korte gesprekken, spontane vragen of telefoontjes aan het bureau naast je horen bij het dagelijks kantoorleven. Het wordt pas problematisch als onderbrekingen de norm worden.

Vooral in open kantoren ontbreekt vaak de mogelijkheid om je even terug te trekken. Gesprekken vinden daarom direct op de werkplek plaats, videocalls worden gevoerd tussen collega's die geconcentreerd aan het werk zijn en kort overleg verplaatst zich naar de open ruimte.

Het gevolg: gefocust werken wordt de uitzondering.

Vooral kritiek is het zogenaamde flow-verlies. Wie uit een geconcentreerde werkfase wordt gehaald, heeft tijd nodig om weer volledig productief te worden. Precies daar ontstaat de werkelijke schade.

• 56% van de werknemers in open kantoren geeft aan regelmatig veel werktijd te verliezen door onderbrekingen
• In een- of tweepersoonskantoren ligt dit percentage aanzienlijk lager – op 38%

Daar komt nog de tijd bij die ongemerkt verloren gaat. Het is dus een enorme inbreuk op de productieve werktijd. 

Waarom thuiswerken vaak beter werkt

De effecten worden ook duidelijk in vergelijking met thuiswerken.

• 52% van de medewerkers in kantoortuinen geeft aan dat thuiswerken beter geschikt is voor geconcentreerd werken
• Bij medewerkers in privékantoren is dat slechts 36%

Dit is een waarschuwingssignaal voor bedrijven. Want als medewerkers naar huis moeten uitwijken om productief te kunnen werken, verliest het kantoor zijn belangrijkste meerwaarde.

Tegelijkertijd investeren veel bedrijven momenteel in kleinere en efficiëntere kantoorruimtes. Het probleem hierbij is dat vaak de ruimte wordt geoptimaliseerd, maar niet de werkomgeving.

Meer mensen op minder vierkante meters betekent automatisch:

• meer gesprekken
• meer lawaai
• meer afleiding

Zonder geschikte plekken om je terug te trekken, neemt de druk op de hele werkvloer toe.

Het eigenlijke probleem: er is een gebrek aan de juiste ruimtes

De meeste kantoortuinen falen niet door een gebrek aan samenwerking, maar door een gebrek aan differentiatie.

Medewerkers hebben verschillende ruimtes nodig voor verschillende taken:

• open ruimtes voor overleg
• rustige zones voor focuswerk
• afgeschermde plekken voor telefoongesprekken en vertrouwelijk overleg

Juist die ruimtes ontbreken echter vaak.

Medewerkers noemen vooral vaak:

• flexibele stilteruimtes
• belcellen voor vertrouwelijke gesprekken
• kleine vergaderruimtes voor spontaan overleg

Zonder deze mogelijkheden verplaatst elke activiteit zich automatisch naar de open ruimte – en zorgt daar voor nieuwe verstoringen.

Kleine ruimtes met een grote impact

Het goede nieuws: bedrijven hoeven niet hun hele kantoor te verbouwen om dit probleem aan te pakken.

Vaak volstaan gerichte oplossingen om de grootste knelpunten weg te nemen. Geluidsdichte telefoon- en vergadercabines creëren bijvoorbeeld precies de ruimtes die in het dagelijks werk ontbreken:

• plekken om je terug te trekken voor videocalls
• rustige zones voor geconcentreerd werken
• kleine ruimtes voor spontane vergaderingen
• meer privacy tijdens de werkdag

Tegelijkertijd ontlasten ze de open werkplekken en verminderen ze de overlast voor alle anderen.

‍

Conclusie: lawaai is geen comfortprobleem, maar een zakelijk probleem

Veel bedrijven discussiëren momenteel over hoe ze medewerkers terug naar kantoor kunnen krijgen. De belangrijkere vraag is echter:

Hoe productief is het kantoor eigenlijk?

Want als geconcentreerd werken structureel wordt bemoeilijkt door lawaai en onderbrekingen, ontstaan er reële kosten:

• verloren werktijd
• meer fouten
• dalende tevredenheid
• minder aantrekkelijkheid van het kantoor

Het probleem is niet het kantoorlandschap zelf.
Het probleem is dat veel kantoren de juiste plekken missen om je even terug te trekken.

Of anders gezegd:

Wie mensen terug naar kantoor wil halen, moet ook de voorwaarden scheppen voor productief werken op kantoor – anders kost het kantoor niet alleen huur, maar ook productiviteit.

‍